就活で企業に連絡しなきゃ💦
メールとか電話のマナーがわからない・・・
就活が始まると企業にメールや電話をしないといけない場面が増えるよね。
この記事では、就活におけるメールと電話のマナーを解説します！
✅ 企業に連絡を取る必要がある学生
✅ メールと電話のマナーを知りたい学生
✅ 就活マナーが心配な学生
企業への連絡って緊張しちゃいます💦
採用担当者は就活マナーはできて当たり前、と考えています。
メールや電話で悪い印象を与えないようにしましょう。
就活における「メール」のマナー
就活では、面接や説明会の連絡などで企業の方にメールを送ることが増えてきます。
就活におけるメールの「基本ルール」と「作成方法」を確認して、正しいメールの送り方をマスターましょう。
メールの「基本ルール」３つ
就活でメールを利用するにあたって、３つの基本ルールをおさえておきましょう。
① 就活用メールアドレスを使用する
就活を始める前に就活用のメールアドレスを取得しておきましょう。
管理がしやすくなるのですばやいレスポンスが可能になります。
プライベート用のメールアドレスを使用しても良いですが、メールアドレスの綴りには注意しましょう。
明らかに自分の趣味がわかるものや悪い印象を与えそうな綴りの場合には就活用メールアドレスを取得することをおすすめします。
②企業からのメールはすぐに返信
企業からのメールに対しては即日対応しましょう。
返信に時間をかけてしまうと、ルーズな印象を与えてしまいます。
メールの返信は早いに越したことないので、すぐに対応できることはその日に返信しましょう。
③送信する前に再度確認する
企業の方にメールを送る際は、誤字や脱字がないか必ず送信する前に確認しましょう。
誤字や脱字が多いと悪い印象を与えます。
就職してもミスの多い人かもしれないといった印象にもなってしまうので、送信前の確認を徹底しましょう。
就活の時期は、毎日メールを確認するようにしましょう！
就活メールの作成方法【例文あり】
企業の方に送るメール文にもいくつかのルールがあります。
以下の６つのルールと入力例を参考にメールを作成してみてください。
１．メールのタイトル（件名）
件名にはメールの用件を簡潔にまとめ、大学名、氏名を入れます。
例：会社説明会への申し込み（○○大学 ○○太郎）
２．本文（書き出し）
メール本文の書き出しは、宛名を入れます。
この時、（株）（社）など略すことはマナー違反です。
例：株式会社○○
人事課 ○○様
３．本文（自己紹介）
まず、自己紹介となる大学名・氏名を入れます。
４．本文（用件・目的）
メールの用件を簡潔に説明します。
相手が見やすいように１行30字前後で改行しましょう。
５．本文（締め）
本文の締めは「お手数ではございますが、」「お忙しいところ恐縮ですが、」などで締めくくります。
６．本文（署名）
メール本文の最後に必ず署名をつけます。
署名には大学名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを入れます。
入力例 ⇩
就活における「電話」のマナー
就活の選考が進むにつれて企業から電話がかかってくることもあります。また、面接や説明会などについて自分から電話をすることもあります。
基本的なマナーやルールを身に付けて、相手に良い印象を与える電話対応をしましょう。
「電話をかけるとき」と「話すとき」の注意点をそれぞれ確認しましょう。
電話をかけるときの注意点
電話をかけるときは「相手への配慮」が大切です。
具体的には以下の３つことに配慮するようにしましょう。
① 時間帯を考慮する
始業直後、お昼休み、終業直前、月曜日（休み明け）の午前中などの忙しい時間帯は避けましょう。
２回目からは相手の都合の良い時間をあらかじめ聞いておいて、その時間帯にかけるようにしましょう。
② なかなかつながらない時は１度電話を切る
7、8回呼出音を鳴らしても相手が出ない場合は、一度電話を切って改めてかけ直しましょう。
忙しくて手が離せないときに、しつこくなり続ける電話のベルは迷惑になります。そのような時に相手が電話をとった場合には悪い印象を与えることもあるので注意しましょう。
③即答できない場合は、改めてかけ直す
資料が手元になくて、質問されたことに即答できない場合は、一度電話を切って改めてかけ直しましょう。
少しの時間であれば待ってもらっても良いと思いますが、「30秒ほどお待ちいただけますか」とういうように必ず承諾を得たからにしましょう。
話をするときの注意点
電話で話すときは以下の３つに注意しましょう。
① 静かな場所を選んで話す
駅のホームなど周囲の音が気になる場所で電話をかけると、お互いの声が聞き取れないことがあるので静かな場所で電話をかけましょう。
また、電波が不安定な場所も避けましょう。
② 聞き取りやすい声で落ち着いて話す
電話を話すときはいつもより少し大きめで、ゆっくり話しましょう。
緊張すると早口になるので落ち着いて話すことを意識しましょう。
③ 聞き取りにくい時は確認する
相手の言葉が聞き取りにくいときは、「すみません、もう一度お願いします」と尋ね直し、聞き間違いが無いようにしましょう。
就活では聞き間違いが大きなミスにつながることもあるので注意しましょう。
まとめ
就活におけるメールと電話のマナーについて紹介しました。
企業では就活においてメールや電話は「できて当たり前」とされています。
今回紹介したマナーに注意してメールと電話をするようにしましょう。
就活では採用担当者とのやり取りだけでなく、面接マナーやスーツの着こなしなどの身だしなみマナーなど、さまざまな場面でマナーが必要になります。
就活に必要なマナーについて参考に記事を載せておくので確認してみてください。
就活マナーを意識し始めると細かいマナーも気になってくると思います。そんなときは、就活のプロである就活エージェントに一度見てもらうこともおすすめします。
就活のノウハウを持ったエージェントが親身になって、就活マナーの気になる部分を教えてくれます。
参考に就活エージェントの記事を載せておくので、就活について気軽に確認や相談する環境がない方は、就活エージェントを利用してみてください。
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